ELITE REDOVISNING MEJLPOLICY
Vad ska vi göra?
Begränsa kommunikationen som sker via mail och skicka inte onödiga personuppgifter. Var försiktig med att bifoga dokument som innehåller personuppgifter. Undvik att maila om särskilt skyddsvärda personuppgifter, exempelvis hälsa och personnummer. Använd inte mailen som ett lagringsutrymme. Spara uppgifterna på lämplig plats, i vår externa server och radera sedan mailet.
Mål
Målet med policyn är att värna om den personliga integriteten genom att personuppgifter behandlas på ett säkert och korrekt sätt i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR) samt andra dataskyddsregelverk. Detta innebär att mail endast används för att transportera information och inte som ett lager och integritetskänsliga uppgifter ska inte skickas över mail
Varför har vi en policy?
För att skydda registrerades integritet ställer GDPR krav på att personuppgifter inte behandlas i onödan och att de rensas när de inte längre är aktuella. GDPR ställer krav på att personuppgifter endast får behandlas i den mån det är nödvändigt och att inte mer data än nödvändigt får behandlas eller att den inte får sparas under en längre tid än vad som är nödvändigt. De registrerade har också rätt att motsätta sig behandlingen. Det innebär att vi kan behöva radera personuppgifter om den som uppgifterna tillhör begär det.
Personuppgifter
Personuppgifter är all information som direkt, eller indirekt tillsammans med andra uppgifter, kan kopplas till en levande fysisk person. Namn, telefonnummer, bilder och IP-adresser kan vara personuppgifter. Åtgärder som vidtas med personuppgifter är personuppgiftsbehandling, exempelvis lagring, insamling, ändring, radering och spridning. All e-posthantering är personuppgiftsbehandling.
Om ni mottar mail med onödiga personuppgifter
Som regel skickar vi inte mail med onödiga personuppgifter. Om du mottar ett mail med onödiga uppgifter är det därför viktigt att radera det och om möjligt fortsätta diskussionen över telefon och påtala att vi inte använder mail på det sättet.
Registrerades rättigheter
Om någon motsätter sig att vi behandlar deras personuppgifter har de ofta en rätt att få dem borttagna. Ibland kan vi behöva ha kvar uppgifterna för exempelvis bokföring eller att vi behöver dem för att tillvarata våra rättigheter vid en eventuell tvist. Då har vi rätt att behålla uppgifterna. Annars är det viktigt att göra sig av med uppgifterna eller rätta dem för att se till att de registrerades rättigheter tillgodoses.
